Ga naar de inhoud van deze pagina Ga naar het zoeken Ga naar het menu
Vorige pagina

Presidium

maandag 8 november 2021

18:00 - 19:25
Locatie

Collegekamer

Voorzitter
Astrid Heijstee - Bolt
Toelichting

Agenda inclusief stukken compleet.

Agenda documenten

Agendapunten

  1. 1
    Opening
  2. 1.a
    Informeel nader kennismaken en eventueel afspraken maken met Astrid Heijstee (nieuwe voorzitter/burgemeester)
  3. 2

    De leden wordt gevraagd om hun opmerkingen over de besluitenlijst uiterlijk op de dag van de vergadering vóór 12 uur aan de griffie te sturen.

    Besluit

    Conform besloten

  4. 3

    Wijze van behandelen:

    1. bijgevoegde planning doornemen aan de hand van de planningsvragen (3A), daarna planning accorderen.
    2. Kennis nemen van de bijgevoegde agenda's (3B)

    Bijgaand treft u slechts een 2-maanden planning aan omdat de planning voor januari 2022 en verder nog niet gereed is.

    Besluit

    Bespreking Sociaaldomein op13 december 2021 gaat naar 29 november 2021 na afloop van de raadsvergadering.

  5. 3.a.1

    Kennis nemen van de opzet voor de informatieavond inzake de informatiebijeenkomst over Noordrand Alphen aan den Rijn op 22 november 2021.


    Zie ook de opmerking die bij 3B is gemaakt ten aanzien van de vergadervorm.

    Besluit

    Presidium besluit dat de maximale tijd 45 minuten is. Daarnaast wordt besloten dat de vergadering digitaal gehouden wordt.

  6. 3.a.2

    Van het college ontving de griffie het volgende bericht:
    Op de agenda van de V+A van 15 november staat de visie Geestweg Floraweg. Het college heeft dit voorstel vandaag (2 november 2021) aangehouden en het komt volgende week terug in het college. Is het presidium akkoord om de verzending van deze stukken later te doen? dus op zijn vroegst 9 november als het voorstel akkoord is. Indien er nog wat moet worden gewijzigd wordt het een dag later. Omdat de raad van december 2021 al behoorlijk vol is raadt het college af om de besluitvorming hierover met een maand uit te stellen.

    Besluit

    Presidium wil, omdat ze momenteel geen zicht hebben op wat het college gaat voorstellen,  voldoende voorbereidingstijd hebben. Daarom zou het presidium graag zien dat dit wordt doorgeschoven naar de volgende cyclus.

  7. 3.b.1

    Besluit

    Presidium besluit dat de vergadering op 10 november 2021 fysiek zal zijn, op 22 november 2021 zal de vergadering digitaal worden gehouden.

  8. 3.b.2

    Besluit

    Presidium besluit beide vergaderingen digitaal te doen.


    Verder besluit het presidium dat er nader gesproken moet worden over welke vergaderingen al dan niet fysiek en/of digitaal kunnen. Daarbij zal het nu geldende uitgangspunt (fysiek vergaderen als fysiek kan en digitaal vergaderen als digitaal moet) tegen het licht gehouden moeten worden, er zullen wat criteria geformuleerd moeten worden op basis waarvan elke keer een logische keuze, fysiek of digitaal, gemaakt kan worden.

  9. 3.b.3

    Agenda is nog niet compleet gepubliceerd, zie voor volledige inhoud van de agenda de  2-maandplanning bij agendapunt 3.
    Link naar agenda: https://kaagenbraassem.bestuurlijkeinformatie.nl/Agenda/Index/198cf34f-8f5e-441f-a1a7-414b694afbad

    Besluit

    Presidium wil graag fysiek vergaderen. De raadszaal zal daarop moeten worden ingericht.

  10. 4

    De voorzitters voor de V&A vergadering(en) vaststellen.


    Hoorzitting 15 november 2021: Peter van Dijk
    V&A 15 november 2021:

    Besluit

    Als Peter van Dijk niet kan dan zal Nick van Egmond deze vergadering voorzitten.
    Voor de V&A van 15 november gaat Sam Vijlbrief het voorzitterschap op zich nemen.

  11. 5

    Zie afzonderlijke voorstellen (5A e.v.)

  12. 5.a

    Het concept-vergaderschema 2022 wordt ter vaststelling aangeboden aan het presidium. De vergaderdata voor de Planning en Control cyclus in samenwerking met de gemeentelijke organisatie tot stand gekomen.  Aan het presidium wordt tevens gevraagd of er interesse is in een verantwoordingsdebat tijdens een laatste raadsvergadering van deze bestuursperiode.  Een mogelijkheid hiervoor zou kunnen zijn 21 februari of 14 maart 2022. Na vaststelling in het presidium wordt het schema als hamerstuk in de gemeenteraad van 29 november geagendeerd.


    Afgelopen week werd de griffie op de hoogte gesteld door de Nederlandse Vereniging van Griffiers dat er een mogelijkheid bestaat dat de installatievergadering niet op 23 maart 2022 zal plaatsvinden maar op 30 maart 2022: Het lijkt op het eerste gezicht erop dat dit geen ingrijpende gevolgen zal hebben voor onze jaarkalender 2022.
    ---
    Wijziging datum installatie nieuwe raad verwacht naar 30 maart 2022
    De minister stelt voor de werking van de Tijdelijke wet verkiezingen covid-19 te verlengen, dat is de wet waardoor er op meerdere dagen gestemd kan worden. Als de Kamer daar mee akkoord gaat heeft dit gevolgen voor de organisatie van het afscheid nemen van de zittende gemeenteraad en het installeren van de gemeenteraad 2022 – 2026. Het overzicht met alle data vind je hier: .https://www.griffiers.nl/actueel/nieuws/wijziging-datum-installatie-nieuwe-gemeenteraad-naar-30-maart-2021
    ---

    Voorgesteld besluit

    Het concept-vergaderschema 2022 vast te stellen.

    Besluit

    Door het presidium wordt opgemerkt dat de Veense Kermisweek verkeerd in het schema staat. Ook wordt aangegeven dat een presidiumvergadering beter niet op een woensdag wordt gepland. Verder is het schema na de raadsverkiezingen mede afhankelijk van keuzen die tijdens de collegeonderhandelingen worden gemaakt, waardoor er ook nog wijzigingen kunnen komen.


    Het presidium geeft aan dat er geen behoefte is aan een speciale avond voor een verantwoordingsdebat.

    Het schema zal hierop worden aangepast en rondgestuurd aan de presidiumleden. Daarbij is het uitgangspunt dat op 15 november 2021 het toch nog in de V&A kan worden besproken.

  13. 5.b

    Tijdens de V&A van 25 oktober 2021 heeft de heer Van der Star een voorstel gedaan om met de overige fracties te overleggen over het schrijven van bouwstenen voor een eventuele samenwerkingsagenda 2022-2026. De overige fracties hebben hierop instemmend gereageerd en waren het ermee eens dat er verder over deze plannen moet worden gesproken door de fractievoorzitters om nader te onderzoeken op welke wijze dit kan gebeuren en wat de meerwaarde hiervan kan worden.
    Omdat het eerste datumvoorstel voor een dergelijke bijeenkomst op 10 november 2021 samenvalt met een C&K en daarom verschillende fractievoorzitters verhinderd zijn lijkt het handiger om een datum tijdens dit presidium te prikken. Omdat de C&K-avond van 22 november 2021 slechts één agendapunt heeft dat waarschijnlijk binnen één uur zal zijn afgerond is het voorstel deze verkennende avond inzake de bouwstenen voor de samenwerkingsagenda 2022-2026 te plannen op 22 november 2021 om 20.30 uur.

    Besluit

    De fractievoorzitters zullen deze avond in hun agenda zetten. Ruud van der Star zal de vragen die ook nu weer opwellen beantwoorden in een Q&A. De driehoek zal kijken of het mogelijk is dat er een onafhankelijke voorzitter voor deze avond kan worden gevonden.


    Deze avond is besloten en zal fysiek gehouden worden.

  14. 6

    De leden worden verzocht om uiterlijk op de dag van de vergadering vóór 9.00 uur aan de griffie aan te geven voor welke vergadering een terugblik nuttig is. Dit wordt dan aan de overige ter kennis gebracht.


    Anja de Rijk: wil graag in positieve zin terugblikken op de raadsvergaderingen van 1, 2 en 3 november 2021
    Kelly Straver: wil graag even terugkijken op de begrotingsraad. Specifiek de duur van de beschouwingen.

    Besluit

    De 3 raadsvergaderingen op 1, 2 en 3 november zijn goed verlopen. De presidiumleden zijn blij met hoe alles gegaan is.


    Kelly Straver geeft aan dat het misschien toch handig is om voor een volgende keer inzicht te geven in hoe lang de verschillende fracties denken nodig te hebben voor de beschouwingen.

  15. 7

    De leden worden verzocht om uiterlijk op de dag van de vergadering vóór 9.00 uur aan de griffie aan te geven welke vragen er zijn voor de rondvraag. Zo nodig worden deze doorgegeven aan betrokkenen om deze vragen van een antwoord te kunnen voorzien tijdens de vergadering.


    Peter van Dijk: Voor bij de rondvraag van het presidium van morgen het volgende onderwerp: collegebrieven waarmee de raad om instemming (met beleid, een regeling, een keuze) wordt gevraagd.

    Besluiten

    n.v.t.

    Peter van Dijk heeft de indruk dat het college de laatste tijd steeds vaker in een collegebrief om een soort instemming van de raad vraagt met een zin als: ...wanneer we voor [datum] niets van u vernemen nemen we aan dat u kunt instemmen met....
    De heer Van Dijk vindt dit een ongewenste ontwikkeling omdat op deze manier het zou gebeuren dat een debat over het bepaalde onderwerp niet meer mogelijk is.
    De vertegenwoordigers van het college zeggen dit te zullen bespreken in het college.

    n.v.t.

    Naar aanleiding van het feit dat in aanloop naar de besloten C&K-avond op 25 oktober 2021 de vertrouwelijke handout (zie ook raadsvergadering 1/11/2021 agendapunt 9, bekrachtiging geheimhouding) enige tijd openbaar heeft gestaan heeft Peter van Dijk gevraagd dit tijdens het presidium te bespreken. Peter van Dijk vindt dat een dergelijke fout in het afgelopen jaar te vaak is voorgekomen. De griffier geeft aan dat het dit jaar 3 keer is voorgekomen, waarbij de oorzaken nogal van elkaar verschillen en daarom geen structurele fout in het proces is. In het eerste geval heeft de griffie met toestemming van het college een stuk openbaar gemaakt, waarvan het college later besefte dat dit stuk dat toch niet was. In het tweede geval heeft de griffie vergeten een "slotje" voor het betreffende stuk te zetten. Deze fout is zonder dat onbevoegden het hebben bekeken hersteld. In het derde geval, de aanleiding voor deze vraag, bleek het op een misverstand te berusten. De griffie publiceert ook besloten vergaderingen op iBabs, met daarbij alle  informatie die openbaar is. Degene die het betreffende vertrouwelijke stuk aanleverde verkeerde in de veronderstelling dat álle stukken bij een besloten agenda per definitie vertrouwelijk zijn. Dit misverstand is intussen onderkend en besproken, het proces rond vertrouwelijk stukken is naar aanleiding hiervan aangescherpt in die zin dat in de bestandsnaam ook het woord "vertrouwelijk" moet staan wanneer ze bij de griffie worden aangeleverd. Overigens is het betreffende stuk, voor zover bekend, slecht door één onbevoegde gezien die na een gesprek (per email) heeft deze onbevoegde aangegeven dit document niet te zullen verspreiden.

  16. 8

    Besluit

    De voorzitter sluit om 19.30 uur de vergadering.